Əmək kitabçası işçinin əmək fəaliyyətini və əmək stajını təsdiq edən əsas sənəddir. Kitabçada işçinin işə girdiyi gün, ay, il, işlədiyi peşəsi (vəzifəsi), işdən çıxarılmanın əsası, günü, ayı və ili barədə qeydlər göstərilir. İşəgötürən tərəfindən 5 gündən artıq işləyən bütün işçilər üçün əmək kitabçası açılır. Əmək kitabçası əsas iş yerində olur. İşdən çıxan işçilərə əmək kitabçası əmək müqaviləsinə xitam verildiyi gün (sonuncu iş günü) verilir.

Nazirlər Kabinetinin Qərarı ilə təsdiq edilmiş “İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi qaydalarının təsdiq edilməsi barədə” qaydalarına əsasən, əmək kitabçası oğurlandıqda, yandıqda, itdikdə, yararsız hala salındıqda, işçi işə yenidən bərpa edildikdə qanunvericiliklə müəyyən edilən qaydada işçinin xahişi ilə ona əmək kitabçasının dublikatı verilməlidir.

Dublikat almaq hüququna malik olan işçi axırıncı iş yeri üzrə işəgötürənə əmək kitabçası və ona əlavə içliyin verilməsi haqqında müraciət etməlidir. İşəgötürən 15 gün ərzində bu müraciətə baxıb onu həll etməlidir. Qeyd edək ki, əmək kitabçası (əlavə içlik) verilən zaman işçidən əmək kitabçasına çəkilmiş xərclərin dəyəri tutulur. Əmək kitabçası və ona əlavə içlik işəgötürənin təqsiri üzündən xarab olarsa, əmək kitabçasının xərci işəgötürən tərəfindən ödənilir.

Əmək kitabçası itdikdə və ya yararsız hala düşdükdə işçiyə verilən yeni əmək kitabçasının işçi haqqında məlumat səhifəsinin yuxarı sağ tərəfində iri hərflərlə “Dublikat” sözü yazılır. Əmək kitabçası, yaxud əlavə içliyin dublikatı ümumi qayda üzrə doldurulur.

Əmək kitabçasının və onun əlavə içliyinin dublikatı verildiyi zaman həmin vaxta qədər əmək stajına malik olan işçilərin əmək stajı müvafiq əmrə (sərəncama) əsasən müəyyənləşdirilir və dublikatda qeyd olunur. Əvvəlki iş yerləri ilə bağlı məlumatlar tam əldə oluna bilmədiyi halda, əmək kitabçasının dublikatına yalnız sənəddəki məlumat daxil edilir.